OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° 056/2023

POSTE : Officier achats / Purchase Officer (F/H)

Sous la responsabilité hiérarchique             :       Manager Logistique Zone Nord Kivu

Type de contrat                                             :       CDD 

Durée                                                             :       06 mois

Affectation                                                     :       Goma (Nord Kivu)

Date de prise de poste                                :        15 Janvier 2024

CONTEXTE

Handicap International est une organisation non gouvernementale (ONG) internationale, apolitique et aconfessionnelle, qui œuvre dans le domaine des droits des personnes en situation de handicap.

Présente en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1995, elle intervient dans les domaines suivants :

1. La réadaptation à base communautaire ;

2. L’éducation inclusive ;

3. La santé maternelle et infantile ;

4. Logistique humanitaire ;

5. La Protection ;

6. La santé mentale

7. L’assistance d’urgence aux populations vulnérables en RDC.

Dans le cadre du renforcement de son équipe logistique en RDC en général et dans le Nord Kivu en particulier, Handicap International est à la recherche d’un Officier Achats / Purchase Officer pour la zone du Nord Kivu (F/H).

Responsable hiérarchique direct : Manager Logistique Zone Nord Kivu
Lien fonctionnel : staffs Logistique et tous les autres départements de la base de Goma
Département : Logistique
Management : N/A           

OBJECTIF DU POSTE

Sous la responsabilité directe du Manager logistique Zone Nord Kivu, l’Officier achats/Purchase Officer (F/H) est chargé de la réalisation de l’ensemble des achats et de la passation des commandes pour garantir la bonne livraison des biens et la fourniture des services en soutien aux activités des projets de Handicap International dans le Nord Kivu.  

ROLES ET RESPONSABILITES

 Réaliser les achats

Faire valider la qualité des marchandises aux demandeurs dans le cadre d’achats (Echantillon donné par le fournisseur), éventuellement visite conjointe chez le fournisseur avec le demandeur, et s’assurer de la livraison conjointe des commandes avec le responsable des stocks.
Effectuer les achats dans le strict respect des procédures HI et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés convenus avec les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité / prix.
S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats HI.
Contrôler la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux
Vérifier et s’assurer de la conformité des dossiers et les transmettre au Manager Logistique Zone Nord Kivu ou Manager Logistique Pays selon les seuils pour revue de la demande de paiement (Visa de réconciliation) avant de les introduire à l’étape paiement aux finances.
Envoyer le bon de commande et planning de livraison au responsable des stocks si la réception s’effectue dans un magasin à Goma.
Transmettre aux Chefs des Projets le bon de commande Fournisseur ou Contrat d’achat si la réception est prévue sur le terrain.
S’assurer que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison mentionnés sur les offres.
S’assurer d’une relation professionnelle avec les fournisseurs et prestataires et être en mesure de gérer d’éventuels litiges avec ceux-ci (en collaboration avec sa hiérarchie).
Réceptionner et vérifier les demandes de cotations et LA du Nord Kivu.
Assurer le suivi des DAS de la zone indiquée et informer régulièrement les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
Gérer quotidiennement les procédures administratives au niveau logistique (impression des documents d’achats, lien avec le département administratif pour les validations financières, les demandes d’avances…).
Participer au contrôle interne mensuel des dossiers d’achats du Nord Kivu.

Contribuer au suivi et la gestion des achats sur le marché du Nord Kivu

Contribuer à la mise à jour du Plan d’Achat du Nord Kivu de façon mensuelle.
Participer aux rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat et lever les difficultés liées aux achats.
Effectuer le suivi des achats et contrats d’achat de biens et de service de la base.
Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des DAS du Nord Kivu.
Elaborer de manière hebdomadaire la demande de trésorerie incluant tous les paiements à effectuer pour la semaine suivante.

3. Contribuer à la mise en place de la base de données des fournisseurs

Contribuer à la mise en place et à l’actualisation des outils liés aux approvisionnements (contrat cadres, base de données fournisseurs, liste de prix…).
Contribuer à la mise en place et au suivi des contrats cadres pour tous les achats récurrents de la base (Fournitures de bureau, produits d’entretien, quincaillerie, pièces, NFIs, achat projets…).

Contribuer au Reporting / Capitalisation

Contribuer à la mise à jour permanente du TSA en assurant le bon archivage physique de tous les documents d’achat
Tenir à jour le Tableau de Suivi des achats (TSA) et l’envoie hebdomadairement et mensuellement au Manager Logistique de la Zone du Nord Kivu qui le partagera à tout le monde chaque vendredi ;
Classer et archiver les dossiers d’achat de la zone du Nord Kivu ;
Participer à la préparation des archives d’achat à faire remonter à Kinshasa 
Assister le Log Appro dans la mise à jour des Plans d’Achat
Contribuer aux rapports internes liés aux achats
Assurer la communication régulière avec le Manager Log Zone Nord Kivu et les Chefs de Projet pour intégrer les priorités dans la mise en œuvre des activités du support et des programmes.

Participer à la gestion financière

Est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation.
Effectuer le suivi des tranches de paiement avec le département Finances jusqu’à la conclusion des contrats/dossiers d’achat.
Contribuer à l’élaboration du prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.
Contribuer à la planification et au suivi des paiements des fournisseurs
Participer à la préparation des audits dans son domaine de compétence

Engagement en général

S’engager à respecter les politiques de signalement obligatoires de Handicap International (Lutte contre la Fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation…)
S’assurer de la mise en œuvre optimale de ces politiques dans son cadre de travail
Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par le Manager du Département Logistique

Cette description des taches n’est pas limitative et pourra être actualisée selon la stratégie Logistique, l’évolution des activités et le plan d’action individuel.

PROFIL RECHERCHE

Diplôme/Formation :

Bac+2/3 en Logistique ou encore une certification professionnelle en logistique/Achats

Expérience :

Minimum 2ans d’expériences dans les achats avec une ONG internationale

Connaissances et compétences :

Avoir une base du secteur d'activité lié aux activités logistiques et notamment le processus des achats
Fortes Capacités à anticiper les évolutions du marché
Savoir communiquer de manière fluide avec le canal approprié à l’interlocuteur
Savoir argumenter et convaincre ses interlocuteurs dans le respect des différences d’opinion,
Swahili courant, connaissance d’autres langues locales est un plus.
Aisance relationnelle, Engagement et motivation humanitaire
Transparence et intégrité sont des qualités essentielles attendues
La connaissance/maîtrise du Logiciel LINK sera un atout très appréciable

CONDITIONS POUR POSTULER

Etape 1 :

Pour postuler, veuillez remplir le formulaire ci-dessous au plus tard le 10 décembre 2023 à 16 heures https://forms.office.com/e/5w85WEigMk

Etape 2 :

Veuillez envoyer par e-mail à l’adresse suivante : recrutement@rdc.hi.org, les documents ci-dessous avec la référence « Offre N°056/2023, Officier achats - Goma » Au plus tard le 10 décembre à 16 heures.

Une lettre de motivation synthétique (1 page maximum) ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler ;
Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection). Attention toute omission d’expérience en ONG ou d’invention/modification d’expérience sur le CV entrainera une élimination immédiate du processus de recrutement, quelle que soit l’étape.

N.B : Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas traités, toutes lettres de motivation ne répondant pas à la question exigée ne seront pas traitées.

Ne seront traités que les dossiers complets.
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discriminations à l’embauche.

Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes.

Nous encourageons sincèrement les candidats en situation d’handicap à spécifier le type d’handicap sur le CV et la lettre de motivation pour la préparation d’un équipement approprié.

Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.

Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).

Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.

Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contraire à la politique d’HI et si vous êtes approché(e) par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché(e) de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement a lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : ligne.plaintes@rdc.hi.org.

Fait à Kinshasa, 30/11/2023